Documents & Facturation

Le vrai coût d’une facturation désorganisée

Combien d’heures passez-vous à gérer vos documents ?

Selon une étude, les TPE/PME consacrent en moyenne 18 jours par an à la facturation et au suivi des paiements. Un temps précieux qui pourrait être investi dans le développement commercial.

30%

des factures

sont payées en retard, pénalisant la trésorerie

12j

de retard moyen

sur les paiements clients, soit un besoin de financement permanent

4h

par semaine

perdues à chercher des documents, classer, ressaisir

Résultat : stress, tensions de trésorerie, image peu professionnelle.

Ce que nous faisons pour vous

Une gestion complète et rigoureuse de vos documents

Nous devenons votre partenaire pour une facturation sans erreur, des relances efficaces et une trésorerie maîtrisée.

Création de devis et factures professionnels

Un devis clair et une facture conforme sont la base d’une relation commerciale saine. Pourtant, 60 % des TPE avouent perdre du temps sur ces tâches administratives, au détriment de leur cœur de métier. Nous prenons en charge l’intégralité de ce processus pour vous.

Ce que nous faisons concrètement :

Devis détaillés et personnalisés : Nous rédigeons des devis reprenant votre charte graphique, avec une description précise des prestations, les conditions générales et les délais de validité. Vous les validez en un clic avant envoi.
Facturation sans erreur : Établissement de factures conformes aux mentions légales (numérotation unique, taux de TVA, dates d’échéance). Plus de risque de rejet de la part de votre expert‑comptable.
Gestion des lots et abonnements : Pour les activités récurrentes (locations, contrats de service), nous générons automatiquement les factures périodiques et suivons les échéances.
Envoi et accusé de réception : Expédition par email ou courrier recommandé, avec accusé de réception pour les documents importants. Nous gardons une trace de tous les échanges.
Intégration comptable : Saisie directe dans votre logiciel (QuickBooks, Sage, EBP, etc.) ou export prêt à l’emploi pour votre expert‑comptable.

Résultat : vous gagnez en moyenne 2 heures par semaine, vos documents sont impeccables et vous êtes certain(e) d’être payé(e) dans les délais.

⏱️ Gain : 2h par semaine – 100% de conformité

Suivi des paiements en temps réel

Connaître en permanence l’état de vos encaissements est essentiel pour piloter votre trésorerie. Malheureusement, beaucoup d’entrepreneurs découvrent les retards trop tard. Nous mettons en place un tableau de bord vivant, actualisé chaque jour.

Notre méthode :

Pointage quotidien : Nous rapprochons vos relevés bancaires de vos factures émises pour identifier instantanément les paiements reçus et les impayés.
Tableau de bord personnalisé : Un accès sécurisé (web ou fichier partagé) vous montre en un coup d’œil : encaissements du mois, retards, échéances à venir, taux de recouvrement.
Alertes automatiques : Dès qu’une facture dépasse sa date d’échéance, vous recevez une notification. Vous pouvez ainsi réagir sans attendre la fin du mois.
Anticipation des besoins : En analysant les historiques de paiement de vos clients, nous vous aidons à prévoir les trous de trésorerie et à ajuster vos appels de fonds.
Rapprochement bancaire facilité : Nous préparons les écritures pour votre expert‑comptable, réduisant ainsi ses honoraires.

Avec ce suivi, nos clients réduisent leur encours moyen de 25 % et améliorent leur relation avec les banques.

📊 Visibilité totale – 25% de délais de paiement en moins

Relances impayés : préservez votre relation client

Relancer un client est souvent vécu comme une tâche désagréable, voire conflictuelle. Pourtant, une relance professionnelle et bienveillante est indispensable pour être payé sans détériorer la relation. Nous prenons en main tout le processus, de la première relance amiable à la mise en demeure si nécessaire.

Notre approche graduée :

Relance automatique à J+5 : Un email courtois rappelle l’échéance dépassée, avec la facture en pièce jointe. Simple et efficace dans 40 % des cas.
Relance téléphonique personnalisée : Si l’email reste sans réponse, notre équipe appelle le contact pour comprendre la situation (litige, oubli, difficulté passagère) et proposer un arrangement. Nous agissons avec tact et professionnalisme.
Lettre de relance recommandée : En cas de non‑réponse, nous envoyons une lettre formelle avec accusé de réception, marquant ainsi une étape légale importante.
Négociation d’échéancier : Si le client rencontre des difficultés, nous convenons avec lui d’un plan de paiement adapté, que nous suivons ensuite rigoureusement.
Transmission à un huissier : En dernier recours, nous vous aidons à préparer le dossier pour une procédure judiciaire.

Grâce à ce dispositif, nos clients voient leur taux d’impayés chuter de 60 % en moyenne.

📈 60% d’impayés en moins – relations préservées

Gestion des avoirs et notes de crédit

Retours de marchandises, annulations, remises commerciales, erreurs de facturation… Les avoirs sont fréquents mais souvent mal gérés, entraînant des incohérences comptables et des pertes de temps. Nous centralisons et traitons chaque cas avec rigueur.

Comment nous procédons :

Émission d’avoirs conformes : Nous créons des documents respectant les normes fiscales, avec mention obligatoire de la facture d’origine. Vous êtes ainsi à l’abri d’un redressement.
Imputation automatique : L’avoir est directement affecté au compte client concerné, ce qui évite les doublons ou les oublis lors des prochaines factures.
Suivi des remboursements : Si l’avoir donne lieu à un remboursement, nous nous assurons que la somme est bien versée et nous mettons à jour la comptabilité.
Gestion des litiges : Nous analysons la cause de l’avoir (retour, non‑conformité) et vous suggérons des actions pour limiter leur fréquence.
Archivage avec lien : L’avoir est classé avec la facture initiale, permettant une traçabilité parfaite en cas de contrôle.

Résultat : vos comptes clients sont toujours justes, et vous ne perdez plus d’argent dans les anomalies.

✅ Zéro erreur comptable – traçabilité totale

Classement documentaire et archivage intelligent

Où est passée la facture du fournisseur ? Le devis signé de ce client ? Combien de fois avez‑vous fouillé vos dossiers pendant des heures ? Nous mettons fin à ces pertes de temps en organisant vos documents de façon méthodique et accessible.

Notre solution d’archivage :

Numérisation et indexation : Tous vos documents papier sont scannés et indexés par mots‑clés (nom du client, date, type de document). Ils deviennent consultables en quelques secondes.
Arborescence sur mesure : Nous créons une structure de dossiers logique, adaptée à votre activité (par client, par projet, par année…). Vous y accédez où que vous soyez via le cloud.
Respect des obligations légales : Nous veillons aux durées de conservation (10 ans pour les factures, 5 ans pour les contrats…) et vous alertons quand des documents peuvent être détruits.
Sécurité et confidentialité : Stockage sur serveurs français chiffrés, avec accès restreint selon vos droits. Nous signons un accord de confidentialité strict.
Mise à disposition pour votre expert‑comptable : En fin de mois, nous lui transmettons un dossier complet et classé, facilitant sa mission et réduisant ses honoraires.

Avec cet archivage, vous récupérez l’équivalent d’une demi‑journée par mois et vous êtes serein en cas de contrôle fiscal.

⏱️ +4h par mois – contrôle fiscal serein

Les bénéfices pour votre entreprise

Externaliser, c’est gagner en efficacité et en sérénité

⏱️

Jusqu’à 10h gagnées par mois

Libérez du temps pour vos missions stratégiques en déléguant toute la partie administrative.

📈

Trésorerie maîtrisée

Un suivi rigoureux et des relances efficaces réduisent vos délais de paiement et améliorent votre cash-flow.

🔒

Conformité et sécurité

Tous vos documents sont classés, archivés et accessibles, prêts pour un contrôle ou une révision.

“

Depuis que MRH-Admin gère ma facturation, je n’ai plus jamais eu de retard de paiement sans réagir. Mes clients sont mieux suivis et je vois clairement ma trésorerie évoluer. Un gain de temps et d’énergie considérable.

Isabelle R.

Gérante d’une société de conseil en informatique

Notre méthode

Un process simple, rapide et transparent

1

Audit documentaire

Analyse de vos processus actuels, des outils utilisés et des flux financiers.

2

Mise en place

Création de vos modèles, paramétrage des relances et organisation du classement.

3

Prise en main

Nous traitons vos documents au fur et à mesure, avec des points réguliers.

4

Reporting mensuel

Synthèse des encaissements, des retards et des actions menées.

Maîtrisez votre trésorerie grâce à une gestion rigoureuse et sans faille